Handleiding SWV Consult Module - SWV PO20.01

Introductie

Deze handleiding beschrijft de werking van de SWV Consult Module. In deze module kunnen scholen samen met hun regievoerder zorgplicht ondersteuning aanvragen bij hun deelverband coordinator van het samenwerkingsverband.

Deze handleiding gaat ervan uit dat u een Indigo account heeft ontvangen, controleer dus eerst of dit het geval is. Lees hier meer over hoe u kunt inloggen.

1 - Voorbereiden van de aanvraag door de aanvragende school

Invoer dossier

Je kunt het dossier handmatig toevoegen via Aanvraag - Nieuwe aanvraag.

Een andere mogelijkheid is om het dossier vanuit ParnasSys te versturen, incl. bijlagen. Je kunt dan vanuit het verstuurde OSO dossier het consultatie traject kiezen. Lees hier meer over het versturen van dossiers naar Indigo via OSO.

Kies consultatie deelverband traject

Om de aanvraag klaar te zetten, kies voor het correcte 'Consultatie deelverband SWV' traject. Als het goed is heb je de rechten voor het juiste deelverband traject gekregen, als dat niet zo is, neem dan contact op met je accountbeheerder.

Toevoegen van bijlagen en onderbouwing

Voeg indien nodig bijlagen toe en motiveer op de laatste pagina je hulpvraag:

Hulpvraag aan de regievoerder

Versturen naar regievoerder

Als je klaar bent kun je het dossier doorzetten naar de regievoerder via de knop 'Verstuur naar regievoerder':

Het dossier krijgt nu de status 'Invoer regievoerder'

2 - Behandeling aanvraag door de regievoerder zorgplicht

Nadat de school de aanvraag heeft verstuurd naar de regievoerder krijgt deze hiervan e-mail notificatie. De regievoerder zal aan de hand van de hulpvraag met het dossier aan de slag gaan.

Vastleggen van dossiervorming

Op pagina 2 kunnen contactmomenten worden geregistreerd. Hierbij wordt de datum en een beschrijving van het contactmoment vastgelegd. Een contactmoment toevoegen gaat via de knop 'Toevoegen':

Vervolgens verschijnt een invoermogelijkheid voor het contactmoment:

Afsluiten of doorzetten

De regievoerder heeft nu 2 mogelijkheden:

De hulpvraag is afgehandeld. Het dossier kan dan Afgesloten worden. Hiervoor zal binnenkort in Indigo een mogelijkheid volgen.
De deelverband coordindator dient te worden ingeschakelt. Vul bij de motivering de hulpvraag voor de deelverband coordinator in. De regievoerder kan in dat geval het dossier doorzetten via de knop 'Versturen naar deelverband coordindator'.

Na klikken op deze knop verschijnt een bevestigingsschermpje:

3 - Behandeling door de deelverband coordinator

Na ontvangst van het dossier zal de deelverband coordinator aan de slag gaan met de hulpvraag.

Controle op compleetheid

Allereerst wordt de aanvraag beoordeeld op volledigheid. Indien er stukken ontbreken dan kan dit worden aangegeven op pagina 3 en dient de status op 'Ontbrekende gegevens' te worden gezet.

Zowel de regievoerder als de betrokken school krijgt dan de mogelijkheid om het dossier aan te vullen. Zodra dit klaar is kunnen zij het dossier weer terugsturen naar de deelverband coordinator door de knop 'Versturen'

In behandeling nemen

Zodra alles compleet is, wordt de status gezet op 'Compleet'. De behandeling kan nu starten:

In het blok 'Consultatie op pagina 1 kan ook een startdatum worden ingevuld, waarop met de consultatie gestart is. De status zal hiermee ook wijzigen in 'In uitvoering' om dit aan te geven.
Eventuele acties kunnen worden geregistreerd in de Contactmomenten op pagina 2.

Afronden

Indien het consult is afgerond dient de einddatum te worden ingevuld en de status op 'Afgesloten'.

Indien u inhoudelijk vragen over de Consult Module, kunt u contact opnemen met uw samenwerkingsverband via Marten Hazenberg. Bij technische vragen kunt u contact opnemen met Indigo support via support@tolteek.nl of telefoon 085 - 301 54 28