Dit artikel hoe medewerkers van het samenwerkingsverband een aanvraag kunnen behandelen. In dit voorbeeld wordt de afhandeling van een aanvraag voor een toelaatbaarheidsverklaring tot het VSO behandeld.

Nieuwe aanvraag openen

Nieuwe aanvragen treft u aan op het Home scherm onder Webaanvraag:

Om de aanvraag te openen klikt u op 'Webaanvraag' en vervolgens op het dossiernummer in het volgende scherm.

De aanvraag bestaat uit de volgende onderdelen:

- De aanvraag - gegevens over het traject en de betrokken scholen

- Personalia - naw gegevens van de leerling en diens wettelijk vertegenwoordigers

- Bijlagen - door de school toegevoegde bijlagen

- Gegevens van de huidige school zoals niveau en doublures

In geval er sprake is van een route 2 dossier, dient het samenwerkingsverband het tweede deskundigenadvies in te vullen.

Indien u constateert dat er ontbrekende gegevens zijn, dan kunt u dit aangeven op de laatste pagina bij het onderdeel Ontbrekende gegevens.

U geeft aan welke gegevens ontbreken en zet de status (rechtsboven) op 'Ontbrekende gegevens' en slaat op via de Opslaan knop. Nu wordt er bij Correspondentie - correspondentie afhandelen een brief klaargezet. Pas nadat u deze verstuurt zal de school een notificatie krijgen van deze correspondentie. Indien de school de gegevens heeft toegevoegd aan het dossier dan zal het dossier zichtbaar zijn op het Home scherm onder de status 'WebOBG'.

Indien het dossier compleet is en kan worden afgehandeld / voorzien van een besluit dan zet u de status van het dossier op 'Compleet'. Het dossier wordt nu in het lijstje van te plannen dossiers gezet voor de vergadering. U vindt deze dossiers terug bij Vergadering - Vergadering plannen:

U kiest een datum van de vergadering en vinkt de dossiers aan welke dan behandeld gaan worden en drukt vervolgens op 'Opslaan'. De dossiers zijn hiermee op de vergadering gezet en kunnen teruggevonden worden bij Vergadering - Overzicht vergaderingen.

Ga naar de vergadering via Vergadering - Overzicht vergaderingen en kies voor 'Afhandelen':

U komt nu in het Afhandelen scherm terecht. Indien u nog een opmerking wilt plaatsen in de beschikking kunt u dit doen door op het pennetje te klikken achter Besluit. U vult hier vervolgens uw toelichting in gevolgd door 'Opslaan':

U keert nu weer terug in het Vergadering afhandelen scherm. Vult evt. nu het blok Toekenning in op pagina 1 (zie volgende paragraaf) of doe dit later.

U handelt vervolgens de aanvraag af door een besluit in te vullen. In dit voorbeeld kennen we de VSO beschikking toe en kiezen dus voor besluit 'Positief'. De beschikking wordt nu klaargezet in Correspondentie - Correspondentie afhandelen.

U kunt vervolgens nog een keuze maken voor de ingangsdatum: datum besluit of andere datum.

De ingevulde gegevens bij Toekenning komen terug in de beschikkingsbrief. Zorg er dus voor dat deze zijn ingevuld, voordat u de brief verstuurd.

Bij de belangrijkste statusovergangen zet Indigo automatisch correspondentie klaar in het menu Correspondentie - Correspondentie afhandelen:

De school wordt hiervan pas op de hoogte gebracht als u de correspondentie afhandelt, u klikt hiervoor op de knop 'Tonen' bij de betreffende correspondentiesoort. In dit voorbeeld gaan we een Positieve beschikking afhandelen:

U kies vervolgens welk dossier u wilt afhandelen door deze aan te vinken te kiezen voor 'Toon correspondentie'.

Door op de knop 'Ontvangers' te klikken kunt u zelf nog een keuze maken naar wie de notificatie verstuurd wordt. Indien u kiest voor 'Verstuur notificatie via email' zullen de ontvangers een e-mail ontvangen met de notificatie dat er een Positieve beschikking klaarstaat in Indigo. Zij kunnen dit dan zelf in Indigo raadplegen via het Correspondentiearchief. Ouders zullen later ook toegang gaan krijgen tot het dossier.